5. Team-Ordner verwalten (für Verantwortliche)

Dieses Kapitel ist für Personen, die einen Team-Ordner verwalten – in der Liste steht dann „verwaltet von Ihnen“, und es gibt den Knopf „Verwalten“.

Personen und Gruppen

Unter „Verwalten“ sehen Sie alle Mitglieder mit ihrer Rolle.

• Aufnehmen: Bei „Hinzufügen“ Name, E-Mail oder Gruppe suchen, dann „Hinzufügen“ (Mitglied) oder „Als ‚verwaltet‘ hinzufügen“. Danach unter „Ausstehende Freigaben“ die Personen ankreuzen und auf „Zugriff gewähren“ klicken – am besten erst, nachdem Sie ihre Identität geprüft haben (siehe unten).
• Rolle ändern: „Zu ‚verwaltet‘ machen“ bzw. „Zu ‚Mitglied‘ machen“.
• Entfernen: „Entfernen“ bei der Person. Das wirkt für künftiges Öffnen. Wer den Team-Ordner schon geöffnet hatte, kann bereits heruntergeladene Dateien und eine Kopie des Schlüssels behalten haben. Bei vertraulichen Inhalten deshalb danach den Schlüssel erneuern (siehe unten).

Gruppen kommen aus Ihrem Organisationskonto (zum Beispiel Microsoft-365-Gruppen). Neue Gruppenmitglieder bekommen Zugriff, sobald Sie ihn gewährt haben.

Identität prüfen

Beim Gewähren verschlüsselt Krywerk den Schlüssel des Team-Ordners an den Schlüssel, den der Schlüsselserver für die Person liefert. Ein manipulierter Schlüsselserver könnte dabei einen fremden Schlüssel unterschieben. Mit „Identität prüfen …“ stellen Sie sicher, dass der Schlüssel wirklich der Person gehört.

Unter „Warten auf Zugriff“ und bei den Mitgliedern steht bei jeder Person:

• „bestätigt ✓“ – Sie haben die Identität geprüft (oder eine Person, deren Identität Sie geprüft haben, hat sie geprüft). Die Person ist zum Gewähren vorausgewählt.
• „nicht bestätigt ⚠“ – noch nicht geprüft, oder die Person hat neue Schlüssel bekommen (zum Beispiel nach einem zurückgesetzten Konto). Die Person ist nicht vorausgewählt.

So prüfen Sie eine Identität:

1. Rufen Sie die Person an oder sprechen Sie sie persönlich an – nicht per E-Mail oder Chat.
2. Bitten Sie sie, in Krywerk ⚙ Einstellungen › Organisationskonto › „Fingerabdruck anzeigen“ zu öffnen und Ihnen den Fingerabdruck vorzulesen.
3. Klicken Sie bei der Person auf „Identität prüfen …“ und tippen Sie die ersten Zeichen ein (wie viele, steht im Dialog; mindestens 8). Leerzeichen und Groß-/Kleinschreibung spielen keine Rolle.
4. Beim allerersten Prüfen auf einem Computer fragt Krywerk zusätzlich nach Ihrem Freischaltcode. Danach geht es auf diesem Computer ohne.
5. „Identität bestätigen“. Stimmen die Zeichen nicht überein, bestätigt Krywerk nichts – lassen Sie sich den Fingerabdruck noch einmal vorlesen. Bleibt es dabei, gewähren Sie keinen Zugriff und informieren Sie die IT-Administration.

Sie können eine nicht bestätigte Person trotzdem ankreuzen. Krywerk zeigt dann eine Warnung und fragt vor dem Gewähren noch einmal nach. Das ist nur sinnvoll, wenn Sie dem Schlüsselserver vertrauen.

Auch beim Notfallzugriff zeigt Krywerk an, wenn die Identität von Gremiumsmitgliedern oder der beantragenden Person nicht bestätigt ist. Krywerk blockiert dort nichts. Prüfen Sie die Identität und richten Sie den Notfallzugriff im Zweifel neu ein.

Wiederherstellungsschlüssel

Jeder Team-Ordner hat einen Wiederherstellungsschlüssel (28 Vierergruppen aus Buchstaben und Ziffern). Damit lässt sich der Team-Ordner auch ohne Schlüsselserver öffnen – zum Beispiel, wenn der Server ausfällt oder abgeschaltet wird. Wer ihn hat, kann alle Dateien des Team-Ordners lesen.

• Krywerk zeigt ihn beim Anlegen einmal an. Später erneut: „Verwalten“ › „Wiederherstellungsschlüssel anzeigen …“.
• Aufbewahren: „Drucken …“ und versiegelt bei der Schulleitung hinterlegen, oder „Als Datei speichern …“ in einem sicheren Passwortmanager. Nicht im Team-Ordner selbst und nicht unverschlüsselt in OneDrive.
• Öffnen ohne Server: In der Zeile des Team-Ordners „Ohne Server öffnen …“ wählen und den Schlüssel eingeben. Krywerk merkt sich den Schlüssel nicht.

Notfallzugriff (Vier-Augen-Prinzip)

Fallen alle verwaltenden Personen aus, kann sonst niemand mehr Personen aufnehmen oder Zugriff gewähren. Dafür gibt es den Notfallzugriff: Ein Notfallgremium (zum Beispiel Schulleitung und Stellvertretung) kann gemeinsam einer Person die Rolle „verwaltet“ geben – aber nur, wenn genug Personen zustimmen.

Einrichten (verwaltende Person): „Verwalten“ › Notfallzugriff › „Einrichten …“

1. Personen fürs Gremium wählen (nur Personen mit eingerichtetem Organisationskonto, keine Gruppen).
2. Festlegen, wie viele zustimmen müssen – mindestens 2. Eine Person allein bekommt nie Zugriff.
3. „Notfallzugriff einrichten“.

Im Notfall (Mitglied des Gremiums):

1. ⚙ Einstellungen › Organisationskonto › Notfallzugriff öffnen.
2. Beim Team-Ordner „Notfallantrag stellen …“ wählen und eine Begründung angeben. Die eigene Stimme zählt nicht.
3. Die anderen Gremiumsmitglieder sehen auf ihrer Übersicht den Hinweis „Ein Notfallantrag wartet auf Sie“ mit „Prüfen“ und stimmen mit „Zustimmen …“ zu. Stimmen Sie nur zu, wenn Sie den Antrag geprüft haben – zum Beispiel persönlich oder telefonisch.
4. Sind genug Zustimmungen da, klickt die beantragende Person auf „Abschließen“ und verwaltet danach den Team-Ordner. Ein offener Antrag lässt sich mit „Abbrechen …“ zurückziehen.

Schlüssel erneuern (nach einem Austritt)

Verlässt jemand die Gruppe, sollte der Team-Ordner einen neuen Schlüssel bekommen. Wer ausgeschlossen wurde, kann den neuen Inhalt dann auch mit einer alten Kopie des Schlüssels nicht lesen.

Vorher: Bitten Sie alle Mitglieder, den Team-Ordner zu schließen. Änderungen, die während des Vorgangs gemacht werden, gehen verloren. Auf Ihrem eigenen Computer schließt Krywerk den Ordner selbst.

1. „Verwalten“ › „Schlüssel erneuern …“.
2. Unter „Nicht übernehmen“ die ausgetretenen Personen ankreuzen.
3. Optional „Alte verschlüsselte Daten behalten“ – sie bleiben dann neben dem Ordner, mit dem alten Schlüssel lesbar.
4. „Schlüssel erneuern“ klicken. Krywerk legt einen neuen Team-Ordner mit neuem Schlüssel an, übernimmt die Mitglieder, verschlüsselt den Inhalt neu und tauscht ihn im selben Ordner aus. Die OneDrive-Freigabe bleibt bestehen. Der alte Team-Ordner wird archiviert.
5. Krywerk zeigt einen neuen Wiederherstellungsschlüssel an. Der alte öffnet nur noch den archivierten Stand.

Danach synchronisiert OneDrive den gesamten Inhalt neu. Ältere Kopien (Papierkorb, Versionsverlauf von OneDrive, Kopien ausgetretener Personen) bleiben mit dem alten Schlüssel lesbar. Wird der Vorgang unterbrochen, setzt „Schlüssel erneuern fortsetzen …“ ihn später fort.

Archivieren

„Verwalten“ › „Archivieren …“ sperrt den Team-Ordner: Niemand kann ihn mehr öffnen, die Dateien bleiben erhalten. „Reaktivieren“ hebt das wieder auf.