Zum Inhalt

Wenn jemand die Organisation verlässt

Problem: Eine Kollegin wechselt die Schule. Sie soll ab sofort keine Team-Ordner mehr öffnen und künftige Änderungen nicht mehr lesen können – die Arbeit der anderen soll weiterlaufen.

Lösung: Person in der Web-Verwaltung sperren, für vertrauliche Team-Ordner „Schlüssel erneuern“. Ist keine verwaltende Person erreichbar, hilft der Notfallzugriff im Vier-Augen-Prinzip.

Ergebnis: Die ausgeschiedene Person hat keinen Zugang mehr; neue und geänderte Dateien sind für sie nicht lesbar, auch nicht mit einer alten Kopie des Schlüssels.

1. Person sperren (IT-Administration)

  1. Web-Verwaltung › Personen › Person öffnen › „Person sperren …“.
  2. „Alle Geräte entfernen“ angehakt lassen; bei Bedarf auch direkte Mitgliedschaften und Gruppen entfernen.
  3. „Jetzt sperren“. Die Person kann sich sofort nicht mehr anmelden und keinen Team-Ordner mehr öffnen – auch nicht über Gruppen.
  4. Das Konto zusätzlich beim Anmeldedienst (Entra ID bzw. Keycloak) sperren.

Die Seite der Person listet die Team-Ordner, deren Schlüssel sie hatte.

2. Schlüssel erneuern (verwaltende Person)

Wer den Schlüssel eines Team-Ordners hatte, könnte eine Kopie der verschlüsselten Dateien weiter öffnen. Für vertrauliche Ordner deshalb:

  1. In der Krywerk-App beim Team-Ordner „Verwalten“ › „Schlüssel erneuern …“.
  2. Krywerk erzeugt einen neuen Schlüssel, verschlüsselt alle Dateien damit neu und gewährt den verbliebenen Mitgliedern Zugriff. Bei großen Ordnern dauert das; unterbrochen geht es mit „Schlüssel erneuern fortsetzen …“ weiter.
  3. Danach einen neuen Wiederherstellungsschlüssel aufbewahren – der alte gilt nicht mehr.

Schlüssel erneuern für einen Team-Ordner

3. Wenn niemand mehr den Ordner verwaltet

Hat die ausgeschiedene Person einen Team-Ordner als einzige verwaltet, bekommt eine neue verwaltende Person Zugriff über den Notfallzugriff: Sie stellt einen „Notfallantrag stellen …“, mindestens zwei Mitglieder des Notfallgremiums stimmen zu („Zustimmen …“) – keine Einzelperson kann allein entschlüsseln. Alternativ öffnet der Wiederherstellungsschlüssel den Ordner.

Löschanfrage

Verlangt die Person die Löschung ihrer Daten (Art. 17 DSGVO): nach dem Sperren „Person endgültig löschen …“ in der Web-Verwaltung. Im Protokoll bleibt sie nur pseudonymisiert (Datenflüsse).

Weiter